Rozmawiamy z Piotrem Wolniewiczem, założycielem hotLead.pl – agencji która od 2019 roku pracuje zarówno z dużymi korporacjami jak i małymi firmami w zakresie akwizycji B2B. Piotr regularnie słyszy od właścicieli małych firm: „Call center to dla dużych graczy, nas na to nie stać”. W dzisiejszej rozmowie wyjaśnia czy to prawda, kiedy outsourcing akwizycji ma sens dla małej firmy i jakie są alternatywy dla tych, którzy faktycznie nie są jeszcze gotowi.

Piotr, czy małe firmy mogą sobie pozwolić na współpracę z call center lub agencją do generowania leadów?

To zależy jak definiujesz „małą firmę” i „pozwolić sobie”. Jeśli przez małą firmę rozumiesz jednoosobową działalność z przychodem 10 tysięcy złotych miesięcznie – prawdopodobnie nie, to nie jest odpowiedni moment. Ale jeśli mówimy o firmie 5-15 osobowej z przychodem 50-200 tysięcy miesięcznie – absolutnie tak, może i powinna.

Problem w tym że większość małych firm patrzy na koszt, nie na zwrot z inwestycji. Słyszą „7000 złotych miesięcznie za outsourcing sprzedaży” i myślą „to ogromne pieniądze”. A nie pytają: „Ile nowych klientów to mi przyniesie i jaki będzie mój zwrot?”.

Zrobimy szybką matematykę. Firma usługowa, średnia wartość klienta 15 000 złotych rocznie. Kampania kosztuje 7000 złotych miesięcznie. Jeśli w ciągu 3 miesięcy wygeneruje 2 nowych klientów – to 30 000 złotych przychodu za 21 000 złotych inwestycji. ROI już w pierwszym roku wynosi 143%. A ci klienci prawdopodobnie zostaną na kolejne lata.

Dla małej firmy to może być przełomowe. Bo różnica między 3 a 5 nowymi klientami miesięcznie to często różnica między stagnacją a wzrostem 50-100% rocznie.

Ale czy agencje w ogóle są zainteresowane współpracą z małymi firmami? Czy to nie są dla nich zbyt małe projekty?

Szczerze? Większość dużych call center nie jest zainteresowana. Mają minimalne budżety 10-15 tysięcy miesięcznie, długie umowy, sztywne procesy. Dla nich małe firmy to nie są atrakcyjni klienci.

Ale są agencje butikowe – takie jak hotLead – które świadomie pracują z mniejszymi klientami. Dlaczego? Bo małe firmy często mają lepiej zdefiniowaną niszę, szybciej podejmują decyzje, są bardziej elastyczne we współpracy. A to przekłada się na lepsze efekty kampanii.

W hotLead około 40% naszych klientów to firmy poniżej 20 osób. Niektóre płacą nam 5-6 tysięcy miesięcznie, nie 15. Czy moglibyśmy brać tylko dużych klientów z dużymi budżetami? Tak. Ale małe firmy są często ciekawszymi partnerami biznesowymi – więcej zaangażowania, szybszy feedback, prawdziwa współpraca.

Więc mit, że „call center to tylko dla dużych” jest właśnie mitem. Prawda jest taka: masowe, tanie call center faktycznie nie ma sensu dla małych firm. Ale butikowa agencja specjalizująca się w jakości nad ilością – jak najbardziej.

Jakie są minimalne warunki żeby mała firma mogła efektywnie korzystać z outsourcingu akwizycji?

Jest pięć warunków które muszą być spełnione żeby outsourcing miał sens dla małej firmy.

Warunek pierwszy – masz jasno zdefiniowanego idealnego klienta. Nie „wszystkie firmy B2B”, tylko konkretnie: branża X, wielkość Y, stanowisko decyzyjne Z. Małe firmy nie mają budżetu na eksperymenty z targetowaniem. Musisz wiedzieć dokładnie do kogo dzwonić.

Warunek drugi – średnia wartość klienta wynosi minimum 5000 złotych rocznie. Poniżej tej wartości matematyka się nie spina. Jeśli pozyskanie klienta kosztuje 1500-2500 złotych (typowy koszt w outsourcingu), a klient przynosi 3000 złotych rocznie, nie ma przestrzeni na marżę.

Warunek trzeci – masz sprawdzoną value proposition. Wiesz co mówić klientom, jakie są główne benefity, jak odpowiadać na obiekcje. Jeśli tego nie masz, outsourcing nie pomoże – będzie jak strzelanie na ślepo.

Warunek czwarty – masz czas i zasoby żeby obsłużyć nowych klientów. Nie ma sensu generować 10 leadów miesięcznie jeśli nie masz kto ich obsłużyć, przygotować oferty, przeprowadzić przez proces sprzedaży. To brzmi oczywiste, ale zdziwiłbyś się ile razy firmy o tym zapominają.

Warunek piąty – możesz pozwolić sobie na 3-miesięczną inwestycję bez natychmiastowego zwrotu. Generowanie leadów to nie jest włącznik – pierwszy miesiąc to testowanie, drugi optymalizacja, trzeci stabilizacja. Jeśli potrzebujesz wyniku „jutro”, outsourcing nie jest dla Ciebie.

Jeśli mała firma spełnia te pięć warunków – outsourcing może być świetną inwestycją. Jeśli nie spełnia któregoś – prawdopodobnie jeszcze za wcześnie.

Co jeśli mała firma chce pozyskiwać klientów aktywnie, ale nie stać jej na outsourcing? Jakie są alternatywy?

Są trzy realistyczne alternatywy dla małych firm z ograniczonym budżetem.

Alternatywa pierwsza – założyciel dzwoni sam. To brzmi prosto, ale wielu przedsiębiorców ma opór przed dzwonieniem. „Nie jestem sprzedawcą”. Ale prawda jest taka – w pierwszych latach firma sprzedajesz Ty albo nikt. Zarezerwuj 2 godziny dziennie, weź telefon, dzwoń do 10-15 firm dziennie. Przez pół roku zbierzesz masę wiedzy o rynku, wypracujesz proces, może pozyskasz 10-20 klientów.

Plusy: zero kosztów zewnętrznych, głęboka znajomość rynku, autentyczność w rozmowach. Minusy: pochłania czas założyciela, trudne do skalowania, wymaga przełamania barier psychologicznych.

Alternatywa druga – junior handlowiec na część etatu. Zatrudnij studenta lub młodą osobę z podstawowymi umiejętnościami komunikacyjnymi na 20 godzin tygodniowo. Koszt: 2500-3500 złotych miesięcznie. Przez pierwszy miesiąc intensywnie go szkolisz, pokazujesz jak dzwonić, słuchasz razem nagrań. Potem puszczasz samodzielnie z regularnym feedbackiem.

Plusy: relatywnie tani, masz kontrolę, osoba uczy się Twojego biznesu od środka. Minusy: wymaga Twojego czasu na szkolenie i nadzór, rotacja może być wysoka, efektywność niższa niż profesjonalnej agencji.

Alternatywa trzecia – hybrydowy model pilotażowy. Zamiast pełnej kampanii na 7000 złotych miesięcznie, negocjuj projekt pilotażowy – 50-100 połączeń w ciągu 2-3 tygodni za 2000-3000 złotych. To nie wygeneruje masy leadów, ale da Ci bezcenną informację: czy Twój komunikat działa, jakie są reakcje rynku, ile kosztuje wartościowy lead.

Na podstawie pilota możesz podjąć decyzję: skalować (jeśli działa i matematyka się zgadza), zbudować proces wewnętrznie (masz już sprawdzone podejście), lub zrezygnować (jeśli okazało się że rynek nie reaguje pozytywnie).

W hotLead oferujemy takie piloty specjalnie dla małych firm które nie są pewne czy outsourcing ma dla nich sens. Niski próg wejścia, szybka weryfikacja hipotezy, minimalne ryzyko.

Wspomniałeś o założycielu który dzwoni sam. Jak małą firmę przygotować do tego żeby robić to efektywnie?

To jest pytanie które słyszę bardzo często. „OK, będę dzwonić sam, ale jak to robić żeby nie zmarnować czasu?”.

Oto pięciostopniowy proces dla założyciela małej firmy który chce samodzielnie pozyskiwać klientów przez telemarketing:

Krok pierwszy – zbuduj listę 100 firm idealnych klientów. Nie 1000, nie 50. Dokładnie 100. To wystarczy na 2-3 miesiące dzwonienia. Każda firma powinna idealnie pasować do Twojego profilu. LinkedIn, Google, bazy branżowe – znajdź osobę decyzyjną, numer bezpośredni jeśli możliwe.

Krok drugi – przygotuj strukturę rozmowy. Nie skrypt, strukrę. Trzy elementy: (1) Otwarcie – kto dzwoni, w jakiej sprawie, jedno pytanie weryfikujące czy trafiłeś do właściwej osoby. (2) Diagnoza – 3-5 pytań o sytuację klienta, jego wyzwania, dotychczasowe próby rozwiązania. (3) Zamknięcie – propozycja konkretnego następnego kroku (najczęściej spotkanie).

Krok trzeci – ustal rutynę. Każdy dzień o tej samej porze, 2 godziny, dzwonisz. Poniedziałek-piątek, 9:00-11:00 lub 14:00-16:00. Bez wyjątków, bez wymówek. To nie jest „jak będę miał czas”. To jest blok w kalendarzu ważny jak spotkanie z kluczowym klientem.

Krok czwarty – nagrywaj i analizuj. Każdą rozmowę. Większość telefonów ma funkcję nagrywania. Po każdej sesji dzwonienia, posłuchaj 2-3 nagrań. Co mogłeś powiedzieć lepiej? Gdzie straciłeś uwagę rozmówcy? Które pytanie zadziałało najlepiej?

Krok piąty – iteruj co tydzień. Po każdym tygodniu dzwonienia, poświęć godzinę na podsumowanie. Co zadziałało? Co nie? Jakie obiekcje się pojawiły? Jak możesz dostosować otwarcie lub pytania diagnostyczne? Wprowadź 1-2 zmiany na następny tydzień.

Jeśli założyciel zrobi to przez 3 miesiące – 2 godziny dziennie, 5 dni w tygodniu – to 120 godzin dzwonienia. Przy 8-10 firmach dziennie to 450-550 połączeń. Nawet przy konserwatywnych wskaźnikach (20% conversation rate, 15% meeting rate) to daje około 15-20 umówionych spotkań. Z czego prawdopodobnie 3-6 zamknie się w klientów.

Czy to dużo? Dla małej firmy często to jest różnica między przetrwaniem a wzrostem.

Jak mała firma powinna ocenić czy już czas na outsourcing, czy jeszcze za wcześnie?

Jest prosty test który polecam każdej małej firmie. Zadaj sobie pięć pytań:

Pytanie 1: Czy dzwoniłem sam do minimum 100 potencjalnych klientów? Jeśli nie, za wcześnie na outsourcing. Musisz najpierw sam przejść przez proces żeby wiedzieć co działa, co nie, jakie są typowe reakcje rynku. Dopiero wtedy możesz przekazać to agencji.

Pytanie 2: Czy wiem dokładnie kto kupuje i dlaczego? Jeśli odpowiedź brzmi „różni klienci kupują z różnych powodów”, za wcześnie. Musisz mieć jasność kto jest Twoim idealnym klientem zanim zlecisz komuś dzwonienie do niego.

Pytanie 3: Czy mój czas jest wart więcej niż koszt outsourcingu? Jeśli Twoja godzina generuje 200 złotych wartości (konsulting, projektowanie, zarządzanie), a spędzasz 40 godzin miesięcznie na dzwonienie, tracisz 8000 złotych opportunity cost. Agencja kosztuje 6000 złotych. Matematyka jest oczywista.

Pytanie 4: Czy mam wystarczający wolumen żeby uzasadnić koszty stałe? Jeśli potrzebujesz dzwonić do 20 firm miesięcznie, nie ma sensu płacić agencji 6000 złotych. Ale jeśli potrzebujesz dzwonić do 200 firm miesięcznie, Ty sam tego nie zrobisz. Wtedy outsourcing ma sens.

Pytanie 5: Czy mogę przeznaczyć 3-miesięczny budżet bez paniki o zwrot? Jeśli wydanie 18-21 tysięcy złotych na 3 miesiące kampanii spowoduje że będziesz stresował się o płynność finansową, za wcześnie. Najpierw zbuduj bufor, potem inwestuj w akwizycję.

Jeśli odpowiedź na wszystkie pięć pytań to „tak” – prawdopodobnie czas na outsourcing. Jeśli któraś odpowiedź to „nie” – pracuj nad tym obszarem najpierw.

Na koniec – jedna rada dla właściciela małej firmy który rozważa outsourcing akwizycji?

Nie patrz na outsourcing jako koszt. Patrz na niego jako inwestycję w skalowanie czegoś co już działa.

Jeśli nigdy nie sprzedawałeś przez telefon, nie zacznij od outsourcingu. Zacznij od 50-100 rozmów które przeprowadzisz sam. Nauczysz się nieocenionej wiedzy o swoim rynku, klientach, value proposition. Dopiero wtedy będziesz gotowy przekazać to komuś.

Ale jeśli już wiesz że Twoje podejście działa, klienci reagują pozytywnie, proces się powtarza – a Ty po prostu nie masz czasu żeby zrobić tego wystarczająco dużo – wtedy outsourcing może być najlepszą decyzją biznesową jaką podejmiesz.

Bo prawda jest taka: większość małych firm nie umiera z powodu złego produktu. Umierają z powodu braku klientów. Założyciel robi produkt, operacje, finanse, marketing – i nie ma czasu na konsekwentną akwizycję. Miesiąc bez nowych klientów, dwa, trzy – i nagle firma ma problem z cash flow.

Outsourcing to sposób żeby mieć pewność że zawsze ktoś dzwoni, zawsze generujesz pipeline, zawsze masz szanse sprzedażowe w kolejce. To nie jest luksus dla dużych firm. To może być życiodajna funkcja dla małej firmy która chce rosnąć.

Ale tylko jeśli zrobisz to we właściwym momencie, z właściwym partnerem, z realistycznymi oczekiwaniami. Wtedy różnica między outsourcingiem a jego brakiem to często różnica między stagnacją a wzrostem 50-100% rocznie.

Piotr Wolniewicz prowadzi hotLead.pl od 2019 roku, świadomie pracując zarówno z dużymi korporacjami jak i małymi firmami. Około 40% klientów agencji to firmy poniżej 20 osób, dla których hotLead oferuje elastyczne modele współpracy w tym projekty pilotażowe pozwalające zweryfikować potencjał outsourcingu przy minimalnym ryzyku finansowym.