Ministerstwo Cyfryzacji poinformowało o obowiązku utworzenia skrzynek do e-doręczeń do 1 października 2024r. Natomiast jednocześnie poinformowło o wprowadzeniu okresu przejściowego do 31 grudnia 2025r. Mimo zmiany daty e-Doręczenia pozostają kluczowym elementem cyfryzacji komunikacji z administracją publiczną, co ma na celu usprawnienie i ułatwienie kontaktów obywateli oraz przedsiębiorców z urzędami. Co warto o nich wiedzieć?

Co to są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to cyfrowa forma komunikacji obywateli i przedsiębiorców z administracją publiczną, równoważna z tradycyjną przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym. Dla osób wykluczonych cyfrowo przewidziano publiczną usługę hybrydową (PUH), która zapewnia, że korespondencja będzie dostarczana w formie papierowej, mimo że w urzędach zostanie zapisana cyfrowo.

Dokładne informacje na temat tego, czym są doręczenia elektroniczne, są również omawiane na różnego rodzaju szkoleniach o e-doręczeniach.

Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego

e-Doręczenia mogą być powiązane z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczoną przez operatora wyznaczonego (Poczta Polska S.A.), lub z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczoną przez prywatnych dostawców usług zaufania. Usługi te mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa i pewności doręczeń w komunikacji z podmiotami publicznymi.

Baza adresów elektronicznych (BAE)

Na potrzeby e-Doręczeń utworzono Bazę Adresów Elektronicznych (BAE), którą prowadzi minister właściwy do spraw informatyzacji. BAE zawiera dane identyfikacyjne trzech kategorii podmiotów: publicznych, niepublicznych będących osobą fizyczną oraz niepublicznych niebędących osobą fizyczną. Baza ta ma na celu umożliwienie skutecznego i bezpiecznego doręczania korespondencji elektronicznej.

Podstawy prawne e-Doręczeń

e-Doręczenia są uregulowane w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych oraz w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (rozporządzenie eIDAS). Ponadto, Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. określa terminy wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do realizacji e-Doręczeń.

Kluczowe daty i harmonogram wdrożenia

• Od 1 października 2024 roku każdy podmiot będzie miał obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń.

• Do końca 2025r. będzie obowiązywał okres przejściowy kiedy to doręczenia papierowe, e-doręczenia i składane przez e-PUAP będą równoważne.

Testy systemu e-Doręczeń

Rząd zachęca przyszłych uczestników systemu e-Doręczeń do udziału w testach, które mają na celu lepsze przygotowanie się do nadchodzących zmian. Testy pozwolą na weryfikację i ewentualne skorygowanie wewnętrznych procedur oraz regulaminów, co ma zapewnić płynne wdrożenie e-Doręczeń.

Bądź gotowy na e-Doręczenia w Polsce

Jeśli musisz wprowadzić e-Doręczeń w swojej firmie, warto wziąć udział w szkoleniach z e-doręczeń organizowanych przez Centrum Verte dotyczących sygnalistów. Te specjalistyczne kursy nie tylko pomogą zrozumieć procedury związane z e-Doręczeniami, ale także zapewnią pełne zrozumienie zagadnień związanych z bezpieczeństwem informacji i zarządzaniem dokumentacją elektroniczną. Dzięki temu Twoja firma będzie mogła skutecznie i bezpiecznie korzystać z nowoczesnych rozwiązań w zakresie przesyłania i przechowywania dokumentów.

Podsumowanie

e-Doręczenia stanowią ważny krok w cyfryzacji administracji publicznej w Polsce. Mimo przesunięcia terminu wdrożenia, system ten ma na celu usprawnienie komunikacji z urzędami, zapewniając równocześnie bezpieczeństwo i pewność doręczeń. Warto zapoznać się z harmonogramem wdrożenia oraz uczestniczyć w testach, aby być dobrze przygotowanym na nadchodzące zmiany.